为了加强对我院行政印章的使用管理，根据学校有关规定，结合我院实际情况，特制定本规定：
（一）学院行政印章由学院办公室主任负责管理。管理人员必须认真负责、遵章守纪、秉公办事，按审批签字程序使用。不得随意将印章交于他人管理或使用。
（二）印章必须存放在牢固加锁的抽屉内或保险柜中。因故停止使用时，要锁牢抽屉和保险柜并贴好封条。重新启用前要验锁、验封条、发现疑点，立即上报。
（三）学院公章禁止带出院外使用，如因特殊需要，必须经院长批准，由学院印章管理人携带前往，用后立即带回。
（四）印章管理人对用印有监督权，对不合手续或不合法的用印以及不正当的用印，有权拒绝。印章管理人不得用掌握印章的权力为自已谋私利。
（一）向学校及有关职能部门报送的请示、报告、总结、情况通报；
（二）与校内外同级（含以下）单位联系、商洽工作的介绍信、公函；
（三）物品出校门证明；
（四）教职工和学生个人相关对外证明、鉴定材料；
（五）其他按照有关规定必须加盖行政印章的文件和材料；
（一）院属各办公室和教职工需开据对外的证明信件或介绍信，需经单位负责人签字后方可加盖学院行政印章；
（二）教职工和学生需开据对外的证明信件或介绍信，需经学院主管工作负责人签名后方可加盖学院行政印章；
（三）凡需上报或对外的各种表格材料，一般要按照有关职能处室的通知要求和学院有关会议的决定实事求是地填写，由各办公室、系主任审核，经主管领导签字后方可加盖学院公章；
（四）为教职工和学生个人出具的证明函件、鉴定材料等需要加盖学院政印章的，需经主管领导签注意见，对其证明或鉴定内容要进行审核检查；只证明出函人的身份，其内容由出函者本人负责，公章加盖在审核人签注意见处。
（五）对加盖公章的材料，应注意落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，要骑年盖月，字组端正，图形清晰。
（六）每次用印都应当进行登记。登记的项目包括：用印日期、内容摘要、审批人、经办人、用印数等项。
（一）涉及个人的财产纠纷、经济纠纷、法律纠纷等方面的文件、材料；
（二）未经单位或主管领导签发批准的文件、材料；
（三）非本校教职工或与本校工作、业务无关的文件、材料；
（四）空白介绍信、空白证件、空白录取通知书、空白材料等。